Jak działa split payment i kto musi go stosować?

Wprowadzenie split payment do polskiego systemu podatkowego w 2018 roku miało na celu zwiększenie efektywności poboru podatku VAT oraz redukcję oszustw podatkowych. Mechanizm ten, zwany również podzieloną płatnością, wprowadza nową formę dokonywania płatności, która obliguje płacącego do rozdzielenia kwoty należności na część netto i VAT. W 2025 roku split payment pozostaje istotnym instrumentem w obrocie gospodarczym, a jego zasady oraz obowiązki związane z jego stosowaniem mogą budzić wiele pytań. Jak działa ten mechanizm i kogo on dotyczy? Oto szczegółowy przewodnik.

Czym jest split payment?

Split payment to system, w którym płatność za fakturę jest dzielona na dwie części: kwotę netto oraz podatek VAT. Oznacza to, że płacący kwotę należności za usługi lub towary dokonuje płatności w dwóch transakcjach. Część netto jest przekazywana na rachunek sprzedawcy, a kwota VAT trafia na specjalny rachunek VAT, który jest prowadzony przez bank. Tylko sprzedawca ma prawo do dysponowania środkami na tym koncie, co oznacza, że VAT nie może być wydany na inne cele niż zapłata zobowiązań podatkowych.

Przykład działania split payment

Załóżmy, że firma A sprzedaje towary firmie B za 1 000 zł netto, a stawka VAT wynosi 23%. W takim przypadku:

• Kwota netto: 1 000 zł
• Kwota VAT: 230 zł (23% z 1 000 zł)
• Łączna kwota do zapłaty: 1 230 zł

W ramach split payment, firma B dokonuje płatności w następujący sposób:

• 1 000 zł trafia na konto bankowe firmy A.
• 230 zł trafia na specjalny rachunek VAT w banku.

Dzięki temu systemowi, firma A ma pewność, że VAT został poprawnie odprowadzony do urzędów skarbowych.

Kto musi stosować split payment?

Obowiązek stosowania split payment dotyczy określonych grup podatników, a także sytuacji, w jakich transakcje są realizowane.

Kto jest zobowiązany do stosowania split payment?

1. Podatnicy VAT czynni

   : Wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, którzy wystawiają faktury, mogą korzystać z mechanizmu split payment. Warto zauważyć, że w przypadku transakcji między podatnikami VAT, split payment staje się obowiązkowy w określonych sytuacjach.

2. Transakcje objęte obowiązkowym split payment

   : W polskim prawie przewidziano sytuacje, w których stosowanie split payment jest obowiązkowe. Należą do nich m.in. transakcje dotyczące:

   • sprzedaży towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (np. elektronika, stal, paliwa),
   • świadczenia usług budowlanych i budowlano-montażowych,
   • dostaw części zamiennych do pojazdów.

3. Wartość transakcji

   : Obowiązkowe stosowanie split payment dotyczy również transakcji, które przekraczają określoną kwotę. W 2025 roku limit ten wynosi 15 000 zł. Oznacza to, że wszystkie transakcje powyżej tej kwoty w kategorii towarów lub usług objętych regulacjami muszą być realizowane z użyciem split payment.

Dobrowolne stosowanie split payment

Przedsiębiorcy, którzy nie są zobowiązani do stosowania split payment, mogą dobrowolnie przyjąć ten mechanizm. Korzyści płynące z wyboru split payment to m.in. poprawa płynności finansowej, szybsze zwroty VAT oraz mniejsze ryzyko w związku z ewentualnymi kontrolami skarbowymi.

Jakie są korzyści z zastosowania split payment?

Mechanizm split payment niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla sprzedawców, jak i kupujących:

1. Zwiększona kontrola nad VAT

   : Dzięki podzielonej płatności, przedsiębiorcy mają większą pewność, że VAT jest odprowadzany do urzędów skarbowych w odpowiedni sposób.

2. Bezpieczeństwo finansowe

   : Sprzedawcy mogą uniknąć sytuacji, w której ich klienci nie płacą VAT, co wpływa na stabilność finansową firmy.

3. Szybsze zwroty VAT

   : Przedsiębiorcy, którzy stosują split payment, mogą liczyć na szybsze zwroty VAT w przypadku nadpłaty, co przyczynia się do lepszej płynności finansowej.

4. Zwiększenie konkurencyjności

   : Firmy korzystające z split payment mogą być bardziej atrakcyjne dla klientów, którzy preferują współpracę z firmami działającymi w zgodzie z przepisami.

Jakie są obowiązki przedsiębiorców w związku z split payment?

Przedsiębiorcy stosujący mechanizm split payment muszą pamiętać o kilku kluczowych obowiązkach:

1. Wystawianie faktur z oznaczeniem split payment

   : Faktury muszą zawierać informację o zastosowaniu split payment, co pozwoli na poprawne rozliczenie VAT.

2. Prawidłowe prowadzenie ewidencji

   : Przedsiębiorcy muszą prowadzić szczegółową ewidencję transakcji, w których zastosowano split payment, aby móc w razie potrzeby udokumentować te operacje.

3. Dostosowanie systemu księgowego

   : Firmy powinny dostosować swoje systemy księgowe do obsługi split payment, aby zautomatyzować procesy związane z podzieloną płatnością.

4. Przeszkolenie pracowników

   : Ważne jest, aby pracownicy odpowiedzialni za księgowość i rozliczenia byli dobrze zaznajomieni z zasadami działania split payment oraz obowiązkami związanymi z jego stosowaniem.

Podsumowanie

Wprowadzenie split payment do polskiego systemu podatkowego to znaczący krok w kierunku zwiększenia transparentności i efektywności obrotu gospodarczego. Obowiązek stosowania tego mechanizmu dotyczy wielu przedsiębiorców, zwłaszcza w przypadku transakcji o wysokiej wartości lub dotyczących określonych towarów i usług. Korzyści płynące z split payment są nieocenione, jednak przedsiębiorcy muszą być świadomi obowiązków związanych z jego stosowaniem. Prawidłowe wdrożenie split payment może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa finansowego oraz stabilności w obrocie gospodarczym.